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关于印发《福州大学实物档案管理办法》(修订)的通知

信息来源: 暂无 发布日期: 2020-12-28 浏览次数:

校党办〔2020〕4号

各学院,机关各部门、各单位:

为了进一步加强学校实物档案管理,更有效地保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》(2020年修订)和《普通高等学校档案管理办法》相关规定,结合我校档案工作实际,对原有《福州大学实物档案管理办法》进行修订,现印发给你们,请认真遵照执行。


党委办公室  校长办公室     

                                    2020年12月28日    

福州大学实物档案管理办法(修订)

第一章  总  则

第一条  为加强对实物档案的管理,有效地保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,结合福州大学实际情况,特制订本办法。

第二条  实物档案是指以物质实体为载体,反映学校教学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌的对学校和社会具有珍藏价值的各种有型物品。

第三条  实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位要认真做好实物档案的归档工作,确保学校实物档案完整保存和按时归档。

第二章  基本原则和管理要求

第四条  实物档案实行校档案馆集中统一管理的原则,凡能够反映学校特色并具有保存价值的实物档案,应集中存放在档案馆;具有部门局部特色和保存价值的实物档案,可根据需要,移交后向档案馆办理相关借出手续,可存放在部门管理。

第五条  为保证实物档案收集完整、齐全,学校各学院、各部门要负责做好实物档案收集、归档工作,实物档案的归档工作由档案馆进行指导、监督和检查。

第六条  实物档案属于学校财产,任何单位和个人不得占为己有。

第七条  档案馆对实物档案进行科学管理,有序存放,并编制检索工具和系统完整的案卷目录,便于查找和利用。

第三章  归档范围

第八条  荣誉实物档案。学校团体和师生员工在教学、科研、外事、体育、综合工作等活动中获得的省部级(含)以上各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等。

第九条  字画实物档案。上级领导、国内外知名人士来校视察、指导工作、考察、出席在学校召开的各种重要国际、国内学术会议的题词、题字、作画、赠言、手迹、重要会议签到册等。

第十条  赠品、礼品实物档案。境内外友好单位、友好人士及校友赠送给学校的锦旗、牌匾、纪念品等;学校在公务外事(国内外校际交流等)活动中接受的珍贵礼品和纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

第十一条  印信实物档案。由于机构变更、撤销或者合并而失效的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等。

第十二条  其他实物档案。举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章等。学校在建设发展过程中具有纪念意义的物品,包括学校建校以来使用过的学校牌匾、学校各个历史时期的证件和徽章样品等,如:工作证、学生证、毕业证、学位证、借书证、校徽、纪念章、纪念册以及其他证书等。

第十三条  学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

第四章  整理与标识

第十四条  实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行,归档实物以件为单位进行整理(成套实物为一件)。

第十五条  档案馆馆藏实物分类编号

一级类目的设置与标识:

采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “SW”,即“ShiWu(实物)”的缩写。

二级类目的设置与标识:

二级类目是对一级类目的细分,按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识,采用阿拉伯数字“双位制”。

11荣誉实物档案

12字画实物档案

13赠品、礼品实物档案

14印信实物档案

15其他实物档案

第十六条  档案馆馆藏实物类档案档号为:年度号+保管期限+类目号(一级类目+二级类目)+实物编号。具体模式如下:

2019—Y—SW 12—1~n

实物编号

字画实物档案类代号(二级类目)

实物类代号(一级类目)

保管期限(Y代表永久)

年度号

第五章  保管与利用

第十七条  实物档案应专库或者专柜保管,可按载体形式分类存放。保存实物档案的库房要有必要的防护安全措施,其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

第十八条  档案馆馆藏实物档案,原则上不予外借,如有特殊需要,经归档单位和档案馆负责人共同签字,办理相关借出手续,但借出时间不得超过一年。若到期需要续借的,利用单位必须在每年十二月份与校档案馆办理续借手续。逾期不办理续借手续的,档案馆有权收回借出的实物。

第十九条  借出的实物档案,使用单位应负责妥善保管,不得转借,不得污损、破坏或者遗失实物。如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者,按《档案法》有关规定给予处罚。

第六章  归档要求与保管期限

第二十条  各部门应按归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交校档案馆保存。校庆及我校各种重大活动中接收或者形成的实物,由活动组织单位在活动结束后一个月内移交校档案馆保存。

第二十一条  学校和各部门不同时期的印章,在印章停止使用后由相关部门统一造册、截角并移交校档案馆保存,归档时应附上印模(一式两份)。

第二十二条  实物档案移交校档案馆时需要按要求填写移交目录(一式两份),注明实物名称、实物类别、实物形成单位以及移交时间等事项,并经移交双方签字盖章后留存备查。

第二十三条  实物档案的保管期限为永久。

第七章  附  则

第二十四条  本办法自发布之日起执行。原《福州大学实物档案管理办法》(校办〔2009〕16号)即行废止。

第二十五条  本办法解释权归属福州大学档案馆。

福州大学实物档案移交目录

 第  页

序号

实物名称

类别

保管期限

实物形成单位

照相存留

(是/否)

备注

移  交  件  数:      件                                     移  交  目  录:       张

移  交  单  位:                                             接  收  单  位:

移交单位负责人:                                             接收单位负责人:

移交单位经办人:                                             接收单位经办人:

移交时间:           年    月    日                          接收时间:                   年    月    日

福州大学实物档案借出使用目录

                                                                                   第  页

序号

实物名称

类别

保管期限

使用单位

档案存放地

备注

借  出  件  数:    件                                       借  出  目  录:      张

借  出  单  位:                                             使  用  单  位:

借出单位负责人:                                             使用单位负责人:

借出单位经办人:                                             使用单位经办人:

借出时间:               年    月   日