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福州大学关于印发合同管理办法(试行)的通知

信息来源: 暂无 发布日期: 2018-01-03 浏览次数:

福大政〔2017〕68号     

各学院,机关各部门、各单位:

为深入贯彻财政部、教育部关于进一步提高行政事业单位内部管理水平、规范内部控制的要求,加强学校内部控制建设工作,防范合同管理风险,维护学校的合法权益,特制定《福州大学合同管理办法(试行)》,并经过校长办公会(2017年第18次)、党委常委会(2017年第23次)审议通过。现将其印发给你们,请认真遵照执行。

福  州  大  学       

2017年12月28日      

福州大学合同管理办法(试行)

第一章  总  则

第一条为进一步规范学校的合同管理工作,防范合同风险,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国民法总则》、《中华人民共和国合同法》等有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条办法所称合同,是指学校及其授权机构在开展办学活动及其它工作时,作为一方当事人与自然人、法人或其他组织等平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条学校对外事务涉及经济行为的,除即时结清或按规定可以不订立书面合同外,应当订立书面合同,明确各方权利义务。

第四条学校法定代表人或其授权的委托代理人(在委托事项、权限和期限范围内),代表学校依法签订、变更和解除合同。

第五条合同的签订和履行应当遵守国家法律法规,符合国家政策和学校的有关规定,贯彻平等互利、协商一致、诚实信用的原则,维护学校的合法权益。

第六条学校按照“统一领导,归口管理,分级负责”的原则建立合同管理制度,推动合同管理办公自动化、归档电子化。

第二章  合同管理部门及职责

第七条学校合同事务由综合管理部门和归口管理部门依据各自权责进行管理。

第八条校长办公室是学校合同事务的综合管理部门。主要职责为:

(一)制订学校合同管理的基本规章制度;

(二)根据学校安排,参与重大合同的起草、谈判和签订等工作;

(三)根据需要组织专家对重大合同进行论证,提出法律意见,提示法律风险;

(四)督促合同归口管理部门规范订立、履行合同;

(五)协助合同归口管理部门进行合同纠纷处理;

(六)其他重大合同管理工作。

第九条学校各职能部门是合同归口管理部门,按其职责范围对学校合同事务进行归口管理。职能部门主要负责人为合同管理第一责任人,各职能部门应指定专人作为合同管理人员。

合同事务涉及两个或两个以上职能部门工作职责的,根据合同标的性质及主要签约目的确定归口管理部门;不能确定的,原则上由合同项目经费管理部门负责。

如学校对职能部门进行工作职责调整,按调整后的职责范围对合同进行归口管理,相关职能部门应当做好合同档案移交工作。

第十条合同归口管理部门作为学校合同管理的主体,负责合同文本的起草、谈判、签订、登记(备案)、履行及存档等工作,对所签合同的真实性、可行性、合理性、合法性负责。主要职责为:

(一)负责承办合同的可行性论证;

(二)负责审查合同标的的真实性;

(三)负责审查合同相对人的主体资格、资质、信用状况、履约能力等,若有明显瑕疵的,不应与其签订合同;

(四)负责合同的起草和谈判,负责对合同条款进行合理性、合法性审核;应当确认合同内容符合有关法律法规、学校规章制度及本办法的规定;涉及招投标的项目,合同条款内容应当与招标文件和中标人的投标文件表述一致;合同款项有相应的经费来源;涉及无形资产转让或者投资入股的,应当委托有资质的第三方机构进行评估;

(五)负责办理法律法规规定的登记或备案手续;

(六)负责合同的具体履行,掌握合同履行情况;

(七)负责合同签订及履行过程中形成的有关资料的收集与保管,在合同履行完毕后对上述材料进行归档;

(八)依法及时处理各类合同纠纷;

(九)其他与合同归口管理相关的事务。

如有具体承办单位的,合同归口管理部门可以委托具体承办单位履行上述职责,但应当进行全方位监督并承担连带责任。

第三章  合同的订立

第十一条学校对外签订合同,应当按照本办法规定进行审核后,以“福州大学”的名义订立。未经学校授权,学校下属机构(包括各教学机构、研究机构、机关部处、直属单位等)和个人,不得以学校的名义或本机构的名义对外签订合同。

严禁任何学校下属机构和个人以学校名义或本机构名义对外签订担保合同。

第十二条合同应当依据法律法规和学校相关规定,以及当事人协商一致达成的事项制定相关条款。合同的基本要素应当齐全,条款应当完备、明确、具体,语言应当准确、严谨、简练。

第十三条国家或行业有合同示范文本的,应当优先选用,但需要认真审核,并根据实际情况适当填写。国家或行业没有合同示范文本的,各归口管理部门可以制定本单位归口管理合同的模板。合同相对人提供的合同文本,必须对其条款进行详细审查和核对。

第十四条合同填写不得留空。对于协商过程中未达成一致的合同模板条款,应当删除。严禁在空白合同上签字或盖章。

第十五条合同由归口管理部门负责审核,但合同涉及其他部门职责的,应当同时送其他部门书面会审。合同审核部门应当出具书面审核意见,审核意见应当明确、具体,并由部门负责人签署。应当出具审核意见而未出具的,视为同意。合同综合管理部门根据需要,可以召集合同涉及的相关部门对重大合同实行专项论证。

第十六条要进行招投标的项目,应当按规定进行招投标后及时签订正式合同。招标文件中“拟签订合同的主要条款”部分应当在招标文件发出前,按本办法规定的审核程序预先审核通过。

第十七条涉及学校重大利益或重大发展事项的合同,应当由学校法定代表人直接签署。除上述合同外,学校法定代表人可以授权分管校领导签署其分管部门合同金额在三十万元以上(含)的合同;可以授权合同归口管理部门负责人签署合同金额在三十万元以下的合同,如合同金额超过三十万元的或者代理人非合同归口管理部门的负责人的,应当由学校法定代表人就该代理事项单独书面授权。

第十八条被授权人不得超越授权范围签署合同,不得滥用委托代理权。未经学校法定代表人书面同意,不得将被授予的权利转授第三人。

第十九条学校各类合同用印,应当加盖“福州大学”公章或相应类别合同专用章。

设立合同专用章应经学校校长办公会议决定、法人代表授权,并报相关行政部门备案。合同专用章由被授权部门保管和使用,各合同专用章保管部门应当制定印章管理细则和用印流程,指定专人管理印章,并向校长办公室备案。

第二十条合同须报经国家有关主管部门审查、批准、登记或备案的,应当履行相应程序。

第四章  合同的履行、变更、终止及纠纷处理

第二十一条同归口管理部门及具体承办单位应当对合同履行全过程实施有效监管,积极履行合同(如工程签证、货物验收等),并敦促合同相对人积极履行合同,确保合同全面有效履行。

第二十二条在合同履行过程中发现有显失公平、重大误解或有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等因素,或因不可抗力,或合同相对人未按约定履行合同,已经或可能导致学校利益受损,合同归口管理部门及具体承办单位应当立即采取相应措施,并按照合同审批权限和程序及时办理合同补充、变更或解除手续,将损失降到最低。

第二十三条合同生效后,确需签订补充合同,或变更、解除合同的,应当签订书面合同,并按本办法第三章规定的程序进行审核。

第二十四条同履行出现纠纷时,合同归口管理部门及具体承办单位应当及时与合同相对人协商解决;因合同纠纷引致诉讼或仲裁的,合同归口管理部门及具体承办单位应当积极收集相关证据,按照规定程序及时解决诉讼争端,依法维护学校合法权益。

第二十五条涉外合同以及其它专业性强的合同,合同归口管理部门可以根据实际需要,聘请校内外本领域专家、法律专家参与合同的全过程管理。

第二十六条合同管理部门相关人员应当保守在合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、技术秘密或商业秘密。

第五章  合同备案及归档

第二十七条合同归口管理部门应当指定专人负责收集和保管合同档案,并注意做好记录或形成书面材料。合同档案一般包括合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的资料,包含但不限于合同文本、补充或解除协议、对方当事人资质及征信材料、审批文件、招投标文件、会议纪要、谅解备忘录、交货凭证、验收文件以及往来函件、数据电文等与合同有关的材料。上述材料均应妥善收集和保管,不得随意遗弃、丢失或销毁。

如有具体承办单位的,合同归口管理部门可委托其收集、保管上述材料,但合同文本、补充或解除协议等主要合同文件应由归口管理部门备案管理。

第二十八条合同归口管理部门应当加强合同登记管理,建立合同连续编号制度。合同编号规则:部门代字+(合同属性)字样+4位数年份+3位数流水号。

第二十九条同归口管理部门应当按照学校档案管理规定对合同档案进行归档。

第六章  责任与监督

第三十条有下列情形之一,未给学校造成损失的,对负有领导责任和直接责任的人员进行批评教育;给学校造成损失的,视其情节轻重和造成损失大小分别给予相应的行政处分,并由其承担相应的赔偿责任;涉嫌构成犯罪的,移送司法机关追究其刑事责任。

(一)未经授权、超越授权范围或授权期限终止后擅自订立合同的;

(二)提供虚假资料或虚构事实签订合同的;

(三)与合同相对方或第三人恶意串通,损害学校利益的;

(四)利用学校合同谋取私利的;

(五)因故意或重大过失泄露学校技术、商务等秘密的;

(六)擅自涂改、隐匿、销毁合同的;

(七)因重大过失遗失重要合同材料的;

(八)怠于处理合同纠纷,或者擅自放弃权利的;

(九)其他违反法律法规的情形。

成经济损失或发现有可能造成经济损失后,责任人积极采取措施,部分或全部弥补学校损失的,可以从轻、减轻或免予处分。

第三十一条校成立合同管理工作领导小组,加强对合同管理工作的组织领导与风险防控。校长办公室、监审、财务等相关部门应形成联动机制,依据各自职能,加强对合同的监督与管理。

第三十二条学校定期对各归口管理部门的合同管理情况进行抽查。

第七章  附  则

第三十三条本办法所称重大合同是指:

(一)合作办学合同;

(二)对外投资合同;

(三)合同金额在三千万元以上(含三千万元)的基本建设项目合同;

(四)合同金额在一千万元以上(含一千万元)的土地、房屋等资产的出租、出借和转让合同;

(五)其它涉及学校重大利益或重大发展事项,应当由学校法定代表人直接签署的合同。

第三十四条学校与教职工签订的聘用合同和劳动合同,不适用本办法。

第三十五条各合同归口管理部门应当根据管理职责、工作内容,结合本办法制定相应的合同管理实施细则、工作流程,经分管领导签发后实施,并报校长办公室备案。必要时,由相关合同归口管理部门提交校长办公会议讨论通过。

第三十六条学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可以参照本办法制定相关合同管理规定,并报校长办公室备案。

第三十七条法律法规对合同审批权限、订立流程、生效条件有特别规定的,从其规定。

第三十八条合同内容如涉及“三重一大”事项,按学校相关规定执行。

第三十九条本办法由校长办公室负责解释。

第四十条本办法自公布之日起施行。学校原有的合同管理相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。