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福州大学关于印发合同管理工作指引的通知

信息来源: 暂无 发布日期: 2018-09-12 浏览次数:

福大政〔2018〕46号     

各学院,机关各部门、各单位:

为了进一步提高我校合同管理的质量与效率,加强合同管理的规范性,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《福州大学合同管理办法(试行)》,结合工作实际,制定本指引。现印发给你们,请认真遵照执行。

福  州  大  学      

                             2018年8月3日       

福州大学合同管理工作指引

第一条为了进一步提高合同管理的质量与效率,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《福州大学合同管理办法(试行)》(以下简称“合同管理办法”),结合工作实际,制定本指引。

第二条各合同归口管理部门应当指定专人作为合同管理人员;有合同专用章的部门,应当指定专人管理合同专用章。合同管理人员和合同专用章管理人员应当是本部门、本单位在编在岗正式工作人员,指定或者调整上述管理人员应当报学校合同综合管理部门备案。上述管理人员发生变动的,应当做好合同管理交接工作;未完成交接工作的,人事部门和所在单位不得为其办理岗位调整或者离退手续。

第三条合同归口管理部门委托具体承办单位履行职责的,应当督促和协调具体承办单位依法依约履行合同,解决具体承办单位合同履行中遇到的问题;如需要相关部门配合的,可以提请校长办公室协调,相关部门应当予以配合。

第四条学校对外发生经济行为,属于小额单笔交易的可以不采用书面形式订立合同;对于小额单笔交易的限额,由学校各合同归口管理部门与学校财务部门协商后,根据本部门业务需要、合同标的性质等确定,并在本部门合同管理实施细则中予以明确。法律法规或上级文件另有规定的,依照其规定。

第五条书面合同一般应由封面、首部、正文、尾部和附件五部分组成。封面包括合同名称、编号、当事人名称或姓名、签订时间、签订地点等;首部包括合同名称、合同当事人的身份信息和合同引语;正文为合同正式条款;尾部为当事人签署栏;附件为与合同密切相关的重要文件。

第六条订立合同应当审查合同相对人的主体资格、资质、信用状况、履约能力等,根据业务需要,审查材料一般包含以下内容:

(一)合同相对人是否具有民事主体资格;

(二)合同相对人是否具有签订、履行合同所必须的资质,必要时可以要求对方提供相关证明材料;

(三)合同相对人签约代表的身份证明和签约资格证明,如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的明确载明委托代理事项、权限及期限的授权委托书等;

(四)必要时可以要求合同相对人提供基本财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料;

(五)必要时可以要求合同相对人提供履约担保;

(六)其他根据国家、行业相关规定需要提供的材料。

第七条  合同内容由双方协商确定,合同一般应当包括以下条款:

(一)当事人的名称或者姓名和住所(包括法定代表人姓名、职务,委托代理人姓名、职务,联系方式等);

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款及其支付(包括计算方法、支付进度、结算方式等);

(六)履行期限、地点和方式(包括进度要求等);

(七)验收标准及方法;

(八)违约责任(包括违约金或赔偿金的计算方法等);

(九)解决争议的方法;

(十)合同签订的时间、地点;

(十一)其他根据合同实际情况应当具备的条款(包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、权利义务的特殊约定、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等)。

第八条  填写合同不得留空,无实际内容的应填写“无”或以“/”标示。合同的末页应当载有合同正文条款,并在正文结束之处标明“下无正文”字样。如合同末页无正文条款的,则应当标明“此页无正文,为XX合同签字盖章页”字样,以示末页仅为签字盖章页。单份合同文本两页及以上的应当加盖骑缝章。

第九条涉外合同应当有中文文本,有外文文本的应当与中文文本内容一致,且中文文本具有不低于外文文本的效力;中国法律法规规定涉外合同应当以中文文本为准的,依照其规定。

第十条  重大合同或者法律关系复杂的合同,需要提交合同综合管理部门审核论证的,应当由合同归口管理部门填写《福州大学非诉事务受理登记表》(见附件1)。合同归口管理部门应当事先对送审合同的商务条款、技术条款进行业务审核,并由该部门负责人在合同封面签字确认,加盖部门公章和骑缝章;合同电子版通过学校电子政务系统传输,电子版应当与纸质送审合同内容一致。

合同送审必要时同时提交如下资料:

(一)签订合同的背景资料;

(二)合同当事人资质的说明或证明;

(三)合同可行性及风险的论证或说明;

(四)其它需要的材料。

送审合同如出现签约主体、标的、价款、数量等主要条款有明显疏漏或者有重大缺陷的,由合同综合管理部门依职权处理。

第十一条  学校法律顾问对重大合同进行审核论证的,应当客观、审慎履行义务,并提供书面法律意见;必要时可以组织校内法律、技术、财务等专业人员或校外专家参与论证。

合同归口管理部门就合同有关事项向学校进行汇报时,应当全面、如实阐述法律顾问意见。

第十二条  合同归口管理部门应当对合同进行实质性审核;合同归口管理部门负责人应当按照合同管理办法的规定及学校法定代表人的授权签署合同,或提请校领导签署合同。在合同管理办法公布前由学校法定代表人签署的尚在生效期的单独授权委托书继续有效。

第十三条合同加盖“福州大学”公章或法定代表人签名章,应当填写《福州大学启用印鉴审批表》并签署审核意见、加盖部门公章。校长办公室仅对用章进行形式性审核。

第十四条合同归口管理部门应当建立科学合理的合同履行评估机制,每年年末对本年度合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估;对发现的问题和不足,应当及时加以纠正和改进。

第十五条  合同履行出现涉诉、仲裁等法律纠纷,经协商无法解决的,合同归口管理部门和具体承办单位应及时向分管校领导汇报,并按照合同诉讼(仲裁)事务处理规程(见附件2)进行处理。

第十六条  涉诉、仲裁等重大合同纠纷,合同归口管理部门在纠纷处理完毕后,应当及时向分管校领导提交书面报告,说明纠纷产生的原因、处理的过程及造成的结果,以及将来应当采取的防患措施或应当完善的相关制度。

第十七条合同归口管理部门应当根据业务需要制定相关合同的验收规程。

第十八条  合同归口管理部门按以下规则对合同进行编号:部门代字+(合同属性)字样+4位数年份+3-4位数流水号。如2018年学校某合同归口管理部门签订的第一份采购合同,编号为:部门代字(采)字〔2018〕001号。

第十九条 学校合同印章管理部门应当加强合同印章的管理,并只为经编号、审批及法定代表人或由其授权的代理人签署的合同文本加盖合同印章。

第二十条监审部门为学校合同管理的监督部门,负责对合同签订、履行、变更、终止等环节进行内控管理与审计监督。

第二十一条本指引由校长办公室负责解释。

第二十二条本指引自公布之日起施行。

    附件:1.福州大学非诉事务受理登记表

    2.合同诉讼(仲裁)事务处理规程